En tant que secrétaire indépendante, je suis souvent confrontée à des situations où les clients perdent le contrôle de leurs propres outils de travail. Aujourd’hui, je souhaite partager avec vous un cas concret qui illustre l’importance cruciale de bien gérer les accès et les droits sur les logiciels et plateformes professionnelles. Ce récit s’adresse particulièrement aux entrepreneurs, dirigeants de TPE/PME, et à tous les prestataires externes (assistantes, secrétaires, consultants, etc.).
Il y a quelques semaines, en travaillant pour une cliente, j’ai découvert une situation pour le moins surprenante : son ancienne assistante, partie depuis trois ans, avait créé un accès à un logiciel professionnel à son propre nom, avec son email personnel. Résultat ? Elle s’était attribuée le rôle de « super admin », avec tous les droits, tandis que ma cliente, propriétaire de l’entreprise et de l’outil, n’avait qu’un accès limité.
Le problème : Impossible de récupérer la main sur le logiciel sans l’intervention de cette ancienne collaboratrice, qui ne répondait ni à mes messages ni à ceux de ma cliente. Une situation ubuesque, mais malheureusement pas isolée.
Heureusement, après plusieurs démarches, nous sommes en train de résoudre ce problème. Mais cette expérience m’a confirmé une chose : la gestion des accès est un enjeu de souveraineté et de sécurité pour toute entreprise.
1. Pour les entrepreneurs et dirigeants : restez propriétaire de vos outils
- Exigez toujours que les accès soient créés avec votre email professionnel (ex: contact@votreentreprise.com).
- Vérifiez régulièrement la liste des utilisateurs et leurs droits sur vos logiciels (comptabilité, CRM, outils collaboratifs, etc.).
- Supprimez systématiquement les accès des anciens collaborateurs ou prestataires dès la fin de leur mission.
2. Pour les prestataires : une règle d’or
- Ne créez jamais d’accès à votre nom sur les outils de vos clients. Utilisez toujours un email générique fourni par le client (ex: prestataire@votreclient.com).
- Documentez et formez : Expliquez à vos clients comment gérer les accès, et proposez-leur une check-list de fin de mission (ex: « Voici comment supprimer mon accès »).
3. Pour tous : anticipez les départs
- Mettez en place un processus : Dès l’embauche d’un collaborateur ou l’engagement d’un prestataire, prévoyez la procédure de sortie (révocation des accès, transfert des données, etc.).
- Utilisez des outils dédiés : Certains logiciels (comme LastPass ou 1Password) permettent de gérer les mots de passe et les accès de manière centralisée et sécurisée.
Un outil professionnel doit toujours rester sous le contrôle de son propriétaire. Pour les entrepreneurs, c’est une question de sécurité et d’autonomie. Pour les prestataires, c’est une marque de professionnalisme et de respect.
